Geschäftsordnung des Vorstandes der S.A.I.L.
Diese Geschäftsordnung gilt nur für den Vorstand nach dem § 7 der Satzung der
S.A.I.L. und regelt dessen interne Aufgabenverteilung und Arbeitsweise.
Sie ist als Ergänzung der Satzung zu sehen, im Zweifel gelten die Bestimmungen der
Satzung.
§ 1 Grundsatz
(1) Es gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d. h., alle Vorstandsmitglieder
wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung
mit.
(2) Bei Angelegenheiten mit außenrechtlicher Wirkung und in Fragen der Finanzen
liegt die letzte Entscheidung beim geschäftsführenden Vorstand.
(3) Der Vorstand trifft sich mindestens dreimal im Jahr. Der Gesamtvorstand wird
vom geschäftsführenden Vorstand mindestens eine Woche vor dem Termin
einberufen. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Mitglieder des
Gesamtvorstands anwesend sind, wovon ein Mitglied dem geschäftsführenden
Vorstand angehören muss. In wichtigen Angelegenheiten sollen die Beschlüsse des
Gesamtvorstands protokolliert werden.
§ 2 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
Unbeschadet des Grundsatzes in § 1 beschließt der Vorstand intern folgende
Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung:
Geschäftsführender Vorstand:
Der 1. Vorsitzende ist insbesondere zuständig für:
• Mitgliederversammlungen: Einberufung, Vorbereitung, Sitzungsleitung
• Durchführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung und des
Vorstandes
• Externer Vertreter/Sprecher des Vorstandes in allen relevanten Bereichen
• Organisation der Rechte und Pflichten zur Nutzung des Vereinsmaterials,
insbesondere die Errichtung einer Nutzungsordnung und die Überwachung
ihrer Einhaltung.
• Terminliche Koordination der Nutzung des Vereinsmaterials
• Lagerung, Wartung und Pflege des Vereinsmaterials
• Koordination der Arbeitsdienste
• Aufsicht und Abnahme bei extern vergebenen Arbeiten
• Logistik bei längeren Touren von Vereinsyachten
• Die Aufgaben des Sponsorenbeauftragten, falls hierfür kein Mitglied
gewählt wurde
• Die Aufgaben des Veranstaltungsobmanns, falls hierfür kein Mitglied
gewählt wurde
Der erste 2. Vorsitzende ist insbesondere zuständig für:
• Vertretung des 1. Vorsitzenden
• Ansprechpartner für Gemeinde und Ämter
• Die Aufgaben des Veranstaltungsobmanns, falls hierfür kein Mitglied
gewählt wurde
Der zweite 2. Vorsitzende ist insbesondere zuständig für:
• Die Aufgaben des Schriftführers, falls hierfür kein Mitglied gewählt wurde
• lfd. Geschäftsverkehr nebst Aufbewahrung
• die Erstellung eines Haushaltsplanes sowie die Abfassung des
Jahresberichtes und des Rechnungsabschlusses
• Einzug Mitgliedsbeiträge
• Laufender Zahlungsverkehr
• Versicherungsschutz / Versicherungen
• Die Aufgaben des Veranstaltungsobmanns, falls hierfür kein Mitglied
gewählt wurde
Beisitzer:
Der Sponsorenbeauftragte ist insbesondere zuständig für:
• Einwerbung von Sponsoren
• Einwerbung von Zuschüssen
• Einwerbung von Spenden
• Vorbereitung der Steuererklärungen und der Kommunikation mit dem
Finanzamt
Der Jugendwart ist insbesondere zuständig für:
• die Schnittstelle zu 3in1Boot
• Die Koordination der Jugendarbeit
• Ansprechpartner für Kinder, Jugendliche und Eltern
Der Pressewart ist insbesondere zuständig für:
• Darstellung des Vereins in den Medien (u.a. Laboe aktuell, Laboe Magazin,
Probsteer, Probsteier Herold, Kieler Nachrichten, Kieler Express,
Ostholsteiner Zeitung, NDR Rundfunk und Fernsehen)
• Pflege der Internet-Homepage
Der Veranstaltungsobmann ist insbesondere zuständig für:
• Mitgliederwerbung
• Schnittstelle zum Yacht-Club Laboe und dessen Veranstaltungen (Fahrten,
Regatten)
• Kontakt zu den anderen Laboer Vereinen zum Zwecke der Auslastung des
Vereinsmaterials
• Vorschlag möglicher Veranstaltungen / Nutzungen des Vereinsmaterials mit
dem Ziel der größtmöglichen Auslastung
§ 3 Gesamtverantwortung
Unbeschadet der internen Aufgabenverteilung nach § 2 ist der Vorstand insgesamt
für alle Entscheidungen verantwortlich.
§ 4 Prozesse
(0) Allen schriftlichen Abläufen ist ein elektronisches Äquivalent (z.B.email)
vorzuziehen. Dabei ist eine digitale Signatur nicht erforderlich.
(1) Aufnahme /Ausscheiden von Mitgliedern
Aufnahmeanträge und Kündigungen der Mitgliedschaft können von jedem Mitglied
des geschäftsführenden Vorstands entgegengenommen werden. Sie werden auf der
nächsten Vorstandssitzung besprochen und unverzüglich dem zuständigen
Vorstandsmitglied zugeleitet, der die Mitgliederliste entsprechend aktualisiert.
(2) Finanzen
(a) Das für Finanzen zuständige Vorstandsmitglied erstellt zu Beginn eines Jahres
einen Haushaltsplan, der vom Vorstand beschlossen wird. Die im Haushaltsplan für
die einzelnen Ressorts festgelegten Budgets sind bindend, die Verantwortung für die
Budgets wird delegiert an die ressortverantwortlichen Vorstandsmitglieder.
(b) Zahlungen werden vorwiegend bargeldlos abgewickelt.
(3) weitere Prozesse werden bei Bedarf ergänzt